line Logo line updown

Правила разработки и оформления документов


Правила разработки и оформления документов

Правила Кабинета министров Латвийской Республики
от 23 апреля 1996 года № 154 (прот.№ 23, § 27)

Изданы согласно пункту 3 статьи 14 Закона "О восстановлении Закона от
1 апреля 1925 года "Устройство Кабинета министров"

1. Используемые в правилах термины

Документ - записанная в любом виде и материале информация, которую создает, получает и хранит любой орган государственного управления Латвийской Республики, государственное учреждение, предприятие и учреждение, предприятие самоуправлений, предпринимательское общество и объединение предпринимательских обществ, а также общественная и религиозная организация (далее в тексте - организация) или физическое лицо.
Автор документа - организация, ее структурное подразделение, работник, чиновник (кандидат в чиновники) или физическое лицо, подписавшие документ.
Разработка документа - написание документа согласно установленным требованиям с использованием каких-либо материалов, данных и т.п.
Оформление документа - размещение текста, реквизитов и служебных отметок документа в соответствии с установленными требованиями.
Управленческий документ - документ, с помощью которого организация осуществляет руководство.
Оригинал документа - документ, содержащий собственноручную подпись лица, подписавшего документ, и - в определенных случаях - оригинальный оттиск печати.
Документ, производный от оригинала документа - документ, полностью или частично воспроизводящий оригинал документа, а именно: копия (факсимильная копия) документа, выписка из документа и дубликат документа.
Копия документа - документ, в котором текст и реквизиты оригинала документа воспроизведены путем переписывания в полном объеме основной информации оригинала документа любым техническим способом.
Факсимильная копия документа - документ, в котором текст, реквизиты и служебные отметки оригинала документа воспроизведены факсимиле (с использованием фотокопирования, ксерокопирования или каким-либо иным образом).
Выписка из документа - документ, в котором воспроизведены необходимая часть текста оригинала документа и реквизиты документа.
Дубликат документа - документ, повторно выдаваемый вместо утерянного, украденного, уничтоженного или поврежденного и не подлежащего восстановлению оригинала документа.
Юридическая сила документа - свойство документа (совокупность признаков, статус), обеспечивающее возможность использовать его для осуществления каких-либо действий, реализации прав и защиты законных интересов.
Текст - основная информационная единица документа, ради которой разрабатывается документ.
Реквизит - существенная составная часть оформления документа с определенным функциональным значением.
Служебная отметка - надпись определенного содержания, которая производится на оригинале документа или на документе, производном от него, в процессе его получения, исполнения или отправления.
Штамп - изготовленный из резины, каучука, полистирола или другого материала предмет, с помощью которого на документе создается изображение в виде текста, рисунка или в каком-либо ином виде.
Печать - штамп определенной замкнутой геометрической формы с воспроизведенным на нем полным наименованием организации и - в установленных законами и иными правовыми актами случаях - изображением герба Латвийской Республики или эмблемы, фирменного знака или товарного знака организации.
Автор документа - организация, ее структурное подразделение, работник, чиновник (кандидат в чиновники) или физическое лицо, подписавшие документ.
Разработка документа - написание документа согласно установленным требованиям с использованием каких-либо материалов, данных и т.п.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

Оформление документа - размещение текста, реквизитов и служебных отметок документа в соответствии с установленными требованиями.
Управленческий документ - документ, с помощью которого организация осуществляет руководство.
Оригинал документа - документ, содержащий собственноручную подпись лица, подписавшего документ, и - в определенных случаях - оригинальный оттиск печати.
Документ, производный от оригинала документа - документ, полностью или частично воспроизводящий оригинал документа, а именно: копия (факсимильная копия) документа, выписка из документа и дубликат документа.
Копия документа - документ, в котором текст и реквизиты оригинала документа воспроизведены путем переписывания в полном объеме основной информации оригинала документа любым техническим способом.
Факсимильная копия документа - документ, в котором текст, реквизиты и служебные отметки оригинала документа воспроизведены факсимиле (с использованием фотокопирования, ксерокопирования или каким-либо иным образом).
Выписка из документа - документ, в котором воспроизведены необходимая часть текста оригинала документа и реквизиты документа.
Дубликат документа - документ, повторно выдаваемый вместо утерянного, украденного, уничтоженного или поврежденного и не подлежащего восстановлению оригинала документа.
Юридическая сила документа - свойство документа (совокупность признаков, статус), обеспечивающее возможность использовать его для осуществления каких-либо действий, реализации прав и защиты законных интересов.
Текст - основная информационная единица документа, ради которой разрабатывается документ.
Реквизит - существенная составная часть оформления документа с определенным функциональным значением.
Служебная отметка - надпись определенного содержания, которая производится на оригинале документа или на документе, производном от него, в процессе его получения, исполнения или отправления.
Штамп - изготовленный из резины, каучука, полистирола или другого материала предмет, с помощью которого на документе создается изображение в виде текста, рисунка или в каком-либо ином виде.
Печать - штамп определенной замкнутой геометрической формы с воспроизведенным на нем полным наименованием организации и - в установленных законами и иными правовыми актами случаях - изображением герба Латвийской Республики или эмблемы, фирменного знака или товарного знака организации.

2. Общие вопросы

1. Настоящие правила содержат нормы, определяющие, как должен быть разработан и оформлен документ (оригинал и документ, производный от него) для приобретения им юридической силы, характеристику системы управленческих документов и требования, которые должны соблюдаться при разработке и оформлении управленческих документов.
2. Главы третья и четвертая настоящихо правил распространяются на все документы, разрабатываемые, издаваемые или принимаемые организацией, а также физическим лицом при реализации своих прав или защите законных интересов.
3. Если законами устанавливаются иные требования к разработке, изданию, принятию и оформлению документов, чем те, которые устанавливаются настоящими правилам, то применяются нормы соответствующих законов.
4. Настоящие правила не распространяется на разработку и оформление законов и иных правовых актов Сейма, Президента государства, Кабинета министров или Президента министров, а также на дипломатическую переписку.

3. Общие требования к оформлению документа

5. Документ должен быть изготовлен таким образом, чтобы в течение всего времени его хранения обеспечить юридическую силу и информационную функцию документа, а также возможность изготовления копии документа.
6. Документ не должен быть написан карандашом или иным технически легко исправляемым и физически нестойким способом.
7. В документе не должно быть подчисток, закрашиваний, неоговоренных исправлений, вымарок и дополнений. Ошибочные записи должны быть перечеркнуты, и любое исправление должно быть оговорено.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

8. Документ должен быть написан разборчиво, литературным языком с соблюдением норм правописания и терминологии государственного языка. При переносе слов, употреблении слов и конструкций должны соблюдаться нормы государственного языка. Содержание документа должно быть изложено точно, конкретно и недвусмысленно. При выборе языка документа необходимо соблюдать требования Закона о языках.
9. Не допускается использование в одном документе нескольких языков одновременно, кроме межгосударственных договоров и других документов, в которых должен быть идентичный текст на двух или нескольких языках. Использование другого языка допускается в записи почтового адреса и символического наименования, а также в отдельных случаях в тексте:
1) при указании оригинальных форм иноязычных имен собственных;
2) при указании символических иноязычных наименований.
10. Иноязычные имена собственные на государственном языке пишутся путем воспроизведения их по оригинальному произношению в соответствии с нормами правописания латышского языка, при необходимости после имен собственных в скобках дается их оригинальное написание. Буквы алфавита других языков воспроизводятся в написании латышского языка.
11. В документе все слова обычно употребляются в полной форме, с соответствующими падежными окончаниями, для того чтобы четко показать связь слов. Если в документе используется сокращение, оно должно соответствовать общепринятым правилам правописания государственного языка или предусмотренному правовыми актами виду (приложение 1).
12. В документе используются общепринятые в Латвийской Республике единицы измерения и их сокращения.

4. Юридическая сила документа
4.1. Общие требования

13. Все организации при осуществлении своей деятельности, реализации прав и защите законных интересов обязаны использовать только такие оригиналы документов и документы, производные от них, которые имеют юридическую силу.
14. Документы, не имеющие юридической силы, для других организаций и физических лиц не являются обязательными.
15. Для того чтобы документ приобрел юридическую силу, организация при разработке и издании или принятии документа, а также должностное лицо при подписании, утверждении, согласовании, удостоверении документа обязаны соблюдать установленные законами, правовыми актами Кабинета министров, уставом, положением или учредительным договором соответствующей организации, а также другими регламентирующими деятельность организации актами:
1) полномочия (свою компетенцию);
2) требования к разработке, изданию, принятию, удостоверению и регистрации документов.
16. Организация, издавая или принимая правовые акты, свои полномочия (компетенцию) должна подтвердить в начале документа ссылкой на статью или пункт соответствующего закона или иного правового акта, дающего организации право издавать или принимать данный правовой акт.
17. Для того чтобы документ приобрел юридическую силу, физическое лицо при разработке и подписании документа обязано соблюдать:
1) свои полномочия, вытекающие из правоспособности и дееспособности упомянутого лица и установленные законами и иными правовыми актами;
2) требования к разработке и регистрации документов, если они установлены законами и иными правовыми актами.
18. Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование автора документа;
2) дату документа;
3) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа;
4) подпись.
19. Для того чтобы документ организации имел юридическую силу, он должен содержать также:
1) наименование вида документа, кроме писем;
2) номер документа.
20. В предусмотренных правовыми актами случаях документ организации, для того чтобы он имел юридическую силу, дополнительно к реквизитам, упомянутым в пунктах 18 и 19 настоящих правил, должен содержать:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

1) оттиск печати;
2) утверждающую документ надпись или отметку об утверждении документа.
21. В документах, в которых указывается получатель документа, должен быть и адресат.
22. Для того чтобы документ, производный от оригинала документа, приобрел юридическую силу:
1) копия или факсимильная копия должна быть оформлена и ее верность удостоверена согласно главе 4.3 настоящих правил;
2) выписка должна быть оформлена и ее верность удостоверена согласно главе 4.4 настоящих правил;
3) дубликат должен быть оформлен согласно главе 4.5 настоящих правил.

4.2. Реквизиты оригинала документа, обеспечивающие
его юридическую силу
4.2.1. Наименование автора документа

23. Автором документа является:
1) организация или ее структурное подразделение, от имени которых должностное лицо в пределах своих полномочий (компетенции) подписало документ;
2) работник или чиновник (кандидат в чиновники), в пределах своих трудовых обязанностей подписавший документ от своего имени;
3) физическое лицо, подписавшее документ.
24. В любом документе, который:
1) от имени организации подписало ее должностное лицо, должно быть полное наименование соответствующей организации;
2) от имени структурного подразделения организации подписало его должностное лицо, должно быть полное наименование соответствующей организации и ее структурного подразделения;
3) подписал работник или чиновник (кандидат в чиновники) организации от своего имени, должно быть полное наименование соответствующей организации и наименование должности работника или чиновника (кандидата в чиновники);
4) подписало физическое лицо, должны быть имя и фамилия соответствующего лица, а также сведения, позволяющие точно идентифицировать данное лицо, - адрес или наименование места работы (учебы), при необходимости - также личный код.
25. В документе организации указывается полное наименование соответствующей организации или ее структурного подразделения, и оно должно соответствовать наименованию, записанному в регистрационном удостоверении или уставе (положении, учредительном договоре) организации.
26. Наименование автора документа может быть воспроизведено на бланке, на котором пишется документ. Если не используется бланк, наименование автора документа в документе может быть написано или же воспроизведено с помощью штампа или иным техническим способом.
27. Наименование автора документа должно быть во всех экземплярах документа, в том числе в тех, которые остаются у автора.
28. Расположение наименования автора документа в управленческих документах и другие требования указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.2. Дата документа

29. Датой документа является дата подписания документа, а в протоколе - дата проведения соответствующего протоколируемого заседания, собрания или совещания и в акте - дата указанной в акте соответствующей деятельности или дата последнего дня этой деятельности.
30. Дата документа может быть написана:
1) текстовым способом, то есть арабскими цифрами и словами, после каждой группы цифр при порядковых числительных ставится точка: сначала пишется обозначающее год число четырьмя цифрами, затем слово "gada", потом число, обозначающее день месяца, и наименование месяца в предложном падеже.
Например: 1997.gada 23.maijв (23 мая 1997 года);
2) числовым способом, то есть только арабскими цифрами, после каждой группы цифр при порядковых числительных ставится точка: сначала пишется обозначающее день месяца число двумя цифрами, затем обозначающее месяц порядковое числительное двумя цифрами, потом пишется обозначающее год число четырьмя цифрами; если порядковое числительное, обозначающее месяц или день, является однозначным числом, то перед ним ставится цифра "ноль", например: 23.05.1977.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

31. Расположение даты документа в управленческих документах и другие требования указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.3. Наименование места разработки, издания, принятия
или подписания документа

32. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа должно соответствовать официальному наименованию административной территории.
33. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении наименования места разработки, издания, принятия или подписания документа, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.4. Подпись

34. Каждый документ должен быть подписан.
35. В реквизите "подпись" документа организации должны быть:
1) наименование должности лица, подписавшего документ;
2) собственноручная личная подпись соответствующего должностного лица;
3) расшифровка (инициал и фамилия) личной подписи должностного лица.
Например:
Генеральный директор (личная подпись) А.Бертулис
36. В реквизите "подпись" документа физического лица должна быть собственноручная личная подпись соответствующего лица. Если физическое лицо не умеет писать или физически неспособно делать это и вместо него документ подписывает другое лицо, то данный факт своей подписью должны удостоверить два свидетеля, имя, фамилия, адрес и личный код которых должны быть указаны в подписанном документе.
37. Личная подпись обеспечивает юридическую силу документа организации лишь в том случае, если она собственноручно поставлена именно тем лицом, должность которого указана в документе.
38. Если в документе заложена подпись одного должностного лица, а фактически документ подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под наименованием должности должностного лица должна быть отметка "зам.", если документ подписывает заместитель соответствующего должностного лица, или отметка "и.о.", если документ подписывает исполняющий обязанности соответствующего должностного лица, и должна быть дана расшифровка подписи лица, фактически подписавшего документ.

Например:
Генеральный директор А.Бертулис
и.о. (личная подпись) К.Зариньш

39. Если согласно требованиям правовых актов в документе должны быть подписи нескольких лиц, документ приобретает юридическую силу лишь в том случае, если он подписан всеми соответствующими лицами.
40. Личная подпись, воспроизведенная при помощи различных технических средств (штампом, с использованием компьютера, ксерокопирования или иным способом), не обеспечивает юридическую силу документа.
41. Все экземпляры документа должны быть подписаны, в том числе те, которые остаются у автора документа.
42. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении подписи, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.5. Наименование вида документа

43. Наименование вида документа (распоряжение, акт, протокол, справка, положение и т.п.) должно соответствовать содержанию документа.
44. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении наименования вида документа, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.6. Номер документа

45. Номер документа должен содержать по меньшей мере порядковый номер документа в пределах календарного года, если правовыми актами не установлено иное.
46. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении номера документа, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.7. Оттиск печати

47. Оттиск печати должен быть:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

1) в надписи, удостоверяющей верность копии или факсимильной копии;
2) в надписи, удостоверяющей верность выписки.
48. В случаях, предусмотренных правовыми актами, или по взаимному соглашению оттиск печати используется в следующих реквизитах:
1) в подписи;
2) в утверждающей надписи;
3) в согласующей надписи.
49. Оттиск печати должен быть разборчивым и не должен препятствовать точному восприятию другой информации, представленной в документе.
50. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении оттиска печати, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.8. Утверждающая надпись или отметка об утверждении документа

51. Утверждающая надпись или отметка об утверждении документа должна быть, если правовыми актами установлено, что соответствующий документ подлежит утверждению.
52. Документ может быть утвержден:
1) способом, при котором должностное лицо ставит свою подпись на утверждаемом документе;
2) путем подписания должностным лицом распорядительного документа, которым утверждается соответствующий документ;
3) путем принятия решения на заседании коллегиального органа, на котором утверждается соответствующий документ.
53. Утверждение документа оформляется:
1) утверждающей надписью, если должностное лицо ставит свою подпись на утверждаемом документе;
2) отметкой об утверждении, если должностное лицо подписало распорядительный документ, которым утвержден соответствующий документ, или коллегиальный орган на своем заседании принял решение об утверждении соответствующего документа.
54. Коллегиальный орган на своем заседании документ может утвердить:
1) путем принятия решения, оформленного в качестве отдельного документа (решение, распоряжение);
2) путем принятия решения, записанного лишь в протоколе заседания.
55. Утверждающая надпись должна содержать:
1) написанное приписными буквами слово "УТВЕРЖДАЮ";
2) полное наименование должности должностного лица, утвердившего документ;
3) собственноручную личную подпись должностного лица, утвердившего документ, и ее расшифровку (инициал и фамилию);
4) наименование места утверждения;
5) дату утверждения;
6) оттиск печати, если это предусмотрено соответствующими правовыми актами или по взаимному соглашению.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Директор Технического департамента
Министерства экономики
(личная подпись) А.Клявиньш
Рига 28.03.1997.

56. Если документ утверждается распорядительным документом, отметка об утверждении должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "УТВЕРЖДЕНО";
2) полное наименование автора распорядительного документа;
3) дату, наименование вида и номер распорядительного документа.

Например: УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Директора Технического
департамента Министерства экономики
от 28 марта 1997 года № 25

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

57. Если документ утверждается на заседании коллегиального органа с оформлением его решения в качестве отдельного документа, отметка об утверждении должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "УТВЕРЖДЕНО";
2) полное наименование коллегиального органа;
3) дату, наименование вида и номер принятого документа.

Например: УТВЕРЖДЕНО
решением правления акционерного
общества "Ритс"
от 28.03.1997 № 25

58. Если документ утверждается на заседании коллегиального органа с оформлением его решения только в протоколе заседания, отметка об утверждении должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "УТВЕРЖДЕНО";
2) полное наименование коллегиального органа;
3) дату и номер протокола заседания коллегиального органа.

Например: УТВЕРЖДЕНО
на заседании правления акционерного
общества "Ритс" 28 марта 1997 года, прот. № 25

59. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении утверждающей надписи или отметки об утверждении документа, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.2.9. Адресат

60. Адресат должен указываться во всех письмах, телеграммах, телетайпограммах, телексах, телефонограммах, а также в других документах (заявление, объяснительная, предложение, жалоба, сообщение и т.п.), в которых указывается получатель документа. Содержание реквизита "адресат" зависит от вида документа.
61. При оформлении адресата письма и телефонограммы может указываться только наименование получателя.
62. При оформлении адресата телеграммы должен указываться также почтовый или специальный телеграфный адрес получателя, если таковой имеется.
63. При оформлении адресата телетайпограммы и телекса должен указываться также номер телетайпа или телекса получателя.
64. Другие требования, которые должны соблюдаться при оформлении адресата, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в главе 5 настоящих правил.

4.3. Копия или факсимильная копия документа,
ее изготовление и удостоверение верности

65. Копия документа изготавливается следующими способами:
1) путем переписывания в полном объеме всей основной информации оригинала на лист бумаги;
2) путем заполнения специального бланка копии.
66. Факсимильная копия документа изготавливается путем фотографирования, копирования или получения иным техническим способом факсимильного изображения оригинала со всеми графическими и другими особенностями оригинала.
67. При изготовлении копии документа должны соблюдаться следующие требования:
1) должны быть переписаны весь текст и все реквизиты оригинала;
2) должна быть переписана вся основная информация оригинала, но не переписывается поясняющая информация, и могут не отражаться графические и другие особенности оригинала;
3) информация должна быть переписана в той же последовательности, в какой она изложена в оригинале;
4) в копии нельзя исправлять допущенные в оригинале ошибки или иным образом изменять или дополнять текст;
5) если в оригинале имеется неразборчивый текст (например, часть слова, слово, несколько слов или другие знаки), то в копии должна быть переписана только та часть текста, которая является разборчивой (отдельные буквы или часть слова), а та часть текста, которая является неразборчивой, обозначается словом "неразборчиво";

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

6) в том месте, где в оригинале находится подпись, в копии пишется слово "подпись", которое ставится в скобки;
7) в том месте, где в оригинале находится оттиск печати, в копии пишется слово "печать", которое ставится в скобки; при необходимости указывается текст оттиска печати.
68. Специальный бланк копии должен соответствовать напечатанному типографским или иным техническим способом бланку отдельного вида документа (диплом, аттестат, свидетельство и др.), где в месте подписи и оттиска печати уже вписаны слова "подпись" и "печать".
69. При заполнении специального бланка копии с оригинала переписывается основная информация.
70. В верхнем правом углу первого листа копии или факсимильной копии должна быть соответствующая надпись прописными буквами "КОПИЯ" или "ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ".
71. Копия или факсимильная копия любого документа независимо от способа ее изготовления приобретает юридическую силу лишь в том случае, если верность копии или факсимильной копии удостоверена.
72. Верность копии или факсимильной копии документа удостоверяется удостоверяющей надписью, которая должна содержать:
1) написанные прописными буквами слова "КОПИЯ ВЕРНА" или "ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ ВЕРНА";
2) полное наименование должности (с включением наименования организации) должностного лица, удостоверившего копию или факсимильную копию, его собственноручную личную подпись и ее расшифровку;
3) наименование места удостоверения;
4) дату удостоверения;
5) оттиск печати.
Например:

КОПИЯ ВЕРНА
Заведующая канцелярией
Министерства экономики (печать) (личная подпись) А.Клявиня
Рига 18.03.1997.

73. Копия или факсимильная копия документа, верность которой удостоверена только оттиском печати или только подписью, не имеет юридической силы.
74. При удостоверении верности копии или факсимильной копии должно быть указано, какие исправления, вымарки или другие особенности были в оригинале документа.
75. Верность копии или факсимильной копии документа своей подписью удостоверяет руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.
76. Полномочие удостоверять верность копии документа должно быть дано соответствующим распорядительным или организационным документом.
77. В копии или факсимильной копии документа может быть указано, в каком деле организации находится документ, с которого сделана копия или факсимильная копия.
78. Нельзя удостоверять верность копии или факсимильной копии паспорта или заменяющего его документа, свидетельства, членского билета и другого удостоверяющего личность документа.
79. Если копия или факсимильная копия документа выполнена на нескольких листах, ее верность может быть удостоверена лишь в том случае, если все листы пронумерованы и прошиты (прошнурованы).
80. Если правовыми актами не требуется нотариальное удостоверение верности копии или факсимильной копии документа, организация может и обязана удостоверить верность копии или факсимильной копии:
1) документов, автором которых является эта организация;
2) документов, которые эта организация получила от других организаций и физических лиц, если иными правовыми актами не установлено, что на это должно быть получено согласие автора документа;
3) документов, которые физические лица представляют в эту организацию.

4.4. Выписка из документа, ее изготовление
и удостоверение верности

81. Выписка из документа изготавливается следующими способами:
1) путем переписывания необходимой информации оригинала на лист бумаги;
2) путем заполнения специального бланка выписки.
82. При изготовлении выписки из документа должны соблюдаться следующие требования:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

1) должны быть переписаны все реквизиты оригинала, находящиеся перед текстом;
2) должна быть переписана часть текста, необходимая для защиты прав и интересов лица;
3) должна быть переписана необходимая основная информация оригинала, но не переписывается поясняющая информация, и могут не отражаться графические и другие особенности оригинала;
4) информация должна быть переписана в той же последовательности, в какой она изложена в оригинале;
5) в выписке нельзя исправлять допущенные в оригинале ошибки или иным образом изменять или дополнять текст;
6) если в оригинале имеется неразборчивый текст (например, часть слова, слово, несколько слов или другие знаки), то в выписке должна быть переписана только та часть текста, которая является разборчивой (отдельные буквы или часть слова), а та часть текста, которая является неразборчивой, обозначается словом "неразборчиво";
7) в том месте, где в оригинале находится подпись, в выписке пишется слово "подпись", которое ставится в скобки;
8) в том месте, где в оригинале находится оттиск печати, в выписке пишется слово "печать", которое ставится в скобки; при необходимости указывается текст оттиска печати.
83. Специальный бланк выписки должен соответствовать напечатанному типографским или иным техническим способом бланку отдельного вида документа (протокол, акт и др.), где в месте подписи и оттиска печати уже вписаны слова "подпись" и "печать".
84. В верхнем правом углу первого листа выписки должна быть надпись прописными буквами "ВЫПИСКА".
85. Выписка из любого документа независимо от способа ее изготовления приобретает юридическую силу лишь в том случае, если верность выписки удостоверена.
86. Верность выписки из документа удостоверяется удостоверяющей надписью, которая должна содержать:
1) написанные прописными буквами слова "ВЫПИСКА ВЕРНА";
2) полное наименование должности (с включением наименования организации) должностного лица, удостоверившего выписку, его собственноручную личную подпись и ее расшифровку;
3) наименование места удостоверения;
4) дату удостоверения;
5) оттиск печати.
Например:

ВЫПИСКА ВЕРНА
Заведующая канцелярией
Министерства экономики (печать) (личная подпись) А.Клявиня
Рига 28.03.1997.

87. Выписка из документа, удостоверенная только оттиском печати или только подписью, не имеет юридической силы.
88. При оформлении удостоверения выписки должно быть указано, какие исправления, вымарки и другие особенности были в оригинале документа.
89. Верность выписки из документа своей подписью удостоверяет руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.
90. Полномочие удостоверять верность выписки из документа должно быть дано соответствующим распорядительным документом.
91. В выписке из документа может быть указано, в каком деле организации находится документ, из которого сделана выписка.
92. Нельзя удостоверять верность выписки из паспорта или заменяющего его документа, свидетельства, членского билета и другого удостоверяющего личность документа.
93. Если выписка из документа выполнена на нескольких листах, ее верность может быть удостоверена лишь в том случае, если все листы пронумерованы и прошиты (прошнурованы).
94. Если правовыми актами не требуется нотариальное удостоверение верности выписки из документа, организация может и обязана удостоверить верность выписки:
1) из документов, автором которых является эта организация;
2) из документов, которые эта организация получила от других организаций и физических лиц, если иными правовыми актами не установлено, что на это должно быть получено согласие автора документа;

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

3) из документов, которые физические лица представляют в эту организацию.

4.5. Дубликат документа и его изготовление

95. Дубликат документа создается на основании тех первичных документов, согласно которым был издан оригинал, и имеет такую же юридическую силу, как оригинал документа, если при его написании и оформлении соблюдены те же требования, которые предусмотрены для оригинала документа.
96. В верхнем правом углу первого листа дубликата должна быть надпись прописными буквами "ДУБЛИКАТ".
97. Дубликат документа подписывает должностное лицо, занимающее ту же или равноценную должность, которую занимало должностное лицо, подписавшее оригинал. В случае отсутствия такого должностного лица дубликат документа подписывает уполномоченное должностное лицо согласно правовым актам.
98. Если в оригинале документа был оттиск печати, то в дубликате должен быть оттиск печати той же или равноценной организации или оттиск другой печати, предусмотренной правовыми актами.

5. Управленческие документы
5.1. Общая характеристика

99. В систему управленческих документов входят следующие группы документов:
1) организационные документы;
2) распорядительные документы;
3) справочно-отчетные документы;
4) документы переписки (корреспонденция);
5) документы персонала.
100. Организационные документы устанавливают статус, подчиненность, задачи, обязанности, ответственность и права соответствующей организации, ее структурного подразделения и отдельного работника.
101. Распорядительными документами являются документы, с помощью которых осуществляется единоличное или коллегиальное руководство организацией.
102. Справочно-отчетными документами являются документы, в которых обобщены данные о деятельности или фактах организации.
103. Документами переписки (корреспонденцией) являются документы, с помощью которых информация передается адресату.
104. Документами персонала являются документы, с помощью которых организация определяет и оформляет трудовые отношения со своими работниками или чиновниками (кандидатами в чиновники).
105. Управленческий документ имеет следующие составные части: текст, реквизиты и служебные отметки.
106. Управленческий документ может иметь следующие реквизиты:
1) изображение Государственного герба, эмблемы, фирменного знака или товарного знака;
2) наименование автора документа;
3) регистрационный номер организации;
4) почтовый адрес автора документа;
5) указание о средстве (средствах) связи автора документа;
6) указание об ограничении использования документа;
7) наименование вида документа;
8) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа;
9) дату документа;
10) номер документа;
11) дату полученного документа в ответном документе;
12) номер полученного документа в ответном документе;
13) утверждающую документ надпись или отметку об утверждении документа;
14) адресата;
15) сообщение о содержании текста (не используется, если имеется наименование документа);
16) надпись о приложении к тексту;
17) указание о прилагаемых документах;
18) подпись;
19) оттиск печати;
20) согласующую документ надпись или отметку о согласовании документа;

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

21) фамилию и номер служебного телефона разработчика документа.
107. В управленческом документе используются следующие служебные отметки:
1) резолюция;
2) отметка о контроле за документом;
3) виза;
4) отметка об ознакомлении с содержанием документа;
5) отметка об исполнении документа;
6) отметка о введении данных в информационную систему;
7) отметка о получении документа или отметка о получении и регистрации документа.
108. Если в соответствующих реквизитах и служебных отметках дата оформляется числовым способом, то обозначающее год число пишется четырьмя цифрами.
109. Требования, которые должны соблюдаться при оформлении реквизитов в управленческих документах, для того чтобы они имели юридическую силу, указаны в главе 4 настоящих правил.

5.2. Зоны размещения составных частей документа

110. Составные части документа размещаются в реквизитной зоне (I), предтекстовой зоне (II), текстовой зоне (III) и подписной зоне (IV) бланка (приложение 2). Необходимые составные части документа в соответствующих зонах размещаются согласно прилагаемому образцу (приложение 3).
111. В реквизитной зоне (I) бланка размещаются:
1) изображение Государственного герба, эмблемы, фирменного знака или товарного знака организации;
2) наименование автора документа;
3) регистрационный номер организации;
4) почтовый адрес автора документа;
5) указание о средстве (средствах) связи автора документа.
112. В предтекстовой зоне (II) размещаются:
1) указание об ограничении использования документа;
2) утверждающая документ надпись или отметка об утверждении документа;
3) наименование вида документа;
4) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа;
5) дата документа;
6) номер документа;
7) дата полученного документа в ответном документе;
8) номер полученного документа в ответном документе;
9) адресат;
10) сообщение о содержании текста или наименование документа.
113. Надпись о приложении к тексту делается в правом верхнем углу первого листа приложения к тексту документа.
114. В текстовой зоне (III) размещаются:
1) текст документа;
2) указание о прилагаемых документах.
115. В подписной зоне (IV) размещаются:
1) подпись;
2) оттиск печати;
3) согласующая документ надпись или отметка о согласовании;
4) фамилия и номер служебного телефона разработчика документа;
5) надпись, удостоверяющая верность копии или факсимильной копии документа;
6) надпись, удостоверяющая верность выписки из документа.

5.3. Текст документа

116. Текст документа - это основная составная часть документа.
117. Содержание и построение текста определяются целью, основной задачей документа. Соответственно содержанию и виду документа должны быть выбраны язык и стиль текста.
118. Текст документа должен быть по возможности кратким, лаконичным, изложение должно быть простым, понятным, недвусмысленно воспринимаемым, необходимо избегать лишних повторений информации.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

119. При составлении текста следует ориентироваться на психологию и степень информированности получателя документа. Текст должен составляться с соблюдением перехода от известного к неизвестному. Недвусмысленно должна быть выражена основная мысль документа с использованием при необходимости графических выделений текста и с повторением в конце текста (если текст длинный) самого существенного.
120. В тексте документа различают вводную часть, излагающую часть и заключительную часть. В некоторых видах документов заключительной части может и не быть в конце текста. В распорядительных документах заключительная часть обычно не используется.
121. В вводной части по возможности кратко, без лишних фраз осуществляется введение читателя документа в соответствующий вопрос (в табулярных документах функцию вводной части выполняет наименование документа).
122. В излагающей части должны быть даны основа, раскрытие проблемы. В данной части должна быть максимально сконцентрирована информация, должны упоминаться лишь самые существенные факты, необходимые (и достаточные) для обоснования цели (основной задачи) документа.
123. Заключительная часть должна содержать цель документа: мнение, свод данных, задачу дальнейшей деятельности, побуждение к какому-либо действию.
124. Текст документа должен быть оформлен путем обоснованного с точки зрения содержания и наглядного деления текста на абзацы и графических выделений. Текст обычно печатается с интервалом между строками 1,5, а на листе формата А5 - с интервалом между строками 1.
125. При употреблении в тексте марок и других сокращенных обозначений должны быть соблюдены следующие основные принципы:
1) марки материалов, изделий или деталей и другие сокращенные обозначения сохраняются в оригинальной форме изготовителя, если в оригинальном языке используется написание латинского алфавита;
2) обозначения материалов, изделий или деталей, в которых не используется латинский алфавит, даются в транслитерации посредством письменности латышского языка с указанием при необходимости в скобках оригинальной формы.

5.4. Реквизиты управленческого документа
5.4.1. Изображение Государственного герба, эмблемы,
фирменного знака или товарного знака организации

126. Изображение Государственного герба Латвийской Республики на бланке организации используется только в случаях, установленных законами или правовыми актами Кабинета министров.
127. Организация, не имеющая права использовать на своем бланке изображение Государственного герба, может использовать изображение своей эмблемы, фирменного знака или товарного знака, зарегистрированных в установленном законом порядке.
128. Изображение Государственного герба, эмблемы, фирменного знака или товарного знака организации располагается над наименованием организации, или слева от него в реквизитной зоне бланка, или в верхнем поле листа.

5.4.2. Наименование автора документа

129. Наименование автора документа пишется в именительном падеже в реквизитной зоне бланка.
130. Если организация находится в подчинении другой организации, то перед наименованием соответствующей организации должно указываться также наименование вышестоящей организации в именительном падеже.

5.4.3. Регистрационный номер организации

131. Все организации, которые согласно законам подлежат регистрации, в своих документах обязаны указывать их регистрационный номер, например:
Рег.номер 000302475
132. Регистрационный номер организации пишется в реквизитной зоне бланка.

5.4.4. Почтовый адрес автора документа

133. Почтовый адрес организации пишется в реквизитной зоне бланка согласно почтовым правилам.

5.4.5. Указание о средстве (средствах) связи

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

автора документа

134. Указание о средстве (средствах) связи автора документа содержит номер и/или код телефона, факса или другого средства связи организации.
135. Номер и/или код средства (средств) связи автора документа пишется в реквизитной зоне бланка.

5.4.6. Указание об ограничении использования документа

136. Указание об ограничении использования документа применяется в том случае, если законами и иными правовыми актами предусмотрены ограничения на свободное использование документа и содержащейся в нем информации.
137. Указание об ограничении использования документа применяется, оформляется и пишется в предтекстовой зоне в правой стороне листа согласно особым законам и правилам Кабинета министров.

5.4.7. Наименование вида документа

138. Вид документа устанавливает особенности построения текста документа и его функции, помогает определить задачу документа и обязательность выполнения его требований.
139. Наименование вида документа по отношению к остальной информации документа выделяется графически (буквами другого размера или каким-либо иным образом) и пишется в предтекстовой зоне в середине листа, например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ

5.4.8. Наименование места разработки, издания, принятия
или подписания документа

140. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа пишется в предложном падеже.
141. Если документ разработан, издан, принят или подписан:
1) в городе, то указывается только наименование города;
2) в волости, то указывается наименование района и соответствующей волости.
142. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа пишется в предтекстовой зоне под наименованием вида документа, например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ (RМKOJUMS
Кулдига Kuldмga)

5.4.9. Дата и номер документа

143. Дата документа пишется в предтекстовой зоне в левой стороне листа.
144. Место номера документа обозначается "Nr." или "№".
145. В номере документа вместе с порядковым номером документа в качестве составных частей номера документа могут быть также другие обозначения, которые обычно оформляются арабскими цифрами (могут быть использованы также буквы). Порядковый номер регистрации документа от других обозначений обычно отделяется поперечной линией - "/", например: № 2-15/567, где:
2 - номер (индекс) структурного подразделения соответственно внутреннему делению организации;
15 - номер дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
567 - порядковый номер регистрации документа.
146. Обозначения, используемые организацией в номерах своих документов, устанавливаются самой организацией.
147. Номер документа пишется в предтекстовой зоне в правой стороне листа, кроме документов переписки.
Например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Цибльская волость Лудзенского района
15 апреля 1997 года № 12

5.4.10. Дата и номер полученного документа в ответном документе

148. При даче ответа в ответном документе должны быть указаны дата и номер полученного документа.
149. Место даты полученного документа в ответном документе обозначается указанием "На" под датой документа.
150. Место номера полученного документа в ответном документе обозначается указанием "Nr." или "№" справа от даты полученного документа, например:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

15.04.1997. № 12
На 12.04.1997 № 1-14/222

5.4.11. Утверждающая документ надпись или отметка
об утверждении документа

151. Утверждающая надпись или отметка об утверждении документа делается в предтекстовой зоне.

5.4.12. Оформление адресата

152. Адресат пишется в дательном падеже в предтекстовой зоне в правой стороне листа. Допускается написание адресата в левой стороне листа.
153. Наименование организации и/или ее структурного подразделения пишется в родительном падеже перед наименованием должности должностного лица.
154. При направлении документа в организацию он может быть адресован:
1) соответствующей организации;
2) структурному подразделению организации;
3) должностному лицу, работнику или чиновнику (кандидату в чиновники) организации.
155. Если документ адресуется организации, то в оформлении адресата:
1) должно быть его полное наименование, например:
Государственному акционерному обществу "Ипашумс"
2) может быть указан почтовый адрес, например:
Государственному акционерному обществу "Ипашумс"
Бривибас гатве, 501, Рига, LV-1099
156. Если документ адресуется структурному подразделению организации, то в оформлении адресата:
1) должно быть полное наименование соответствующей организации ее структурного подразделения, например:
Отделу персонала
Государственного акционерного общества "Ипашумс"
2) может быть указан почтовый адрес.
157. Если документ адресуется должностному лицу, работнику или чиновнику (кандидату в чиновники) организации, то в оформлении адресата:
1) должны быть наименование соответствующей организации, наименование должности должностного лица, работника или чиновника (кандидата в чиновники), имя и фамилия или инициал имени и фамилия, например:
Специалисту Отдела рыночного производства
Государственного акционерного общества "Ипашумс"
Агре Лидуме
2) может быть указан почтовый адрес.
158. Если документ адресуется физическому лицу, то в оформлении адресата должны быть имя и фамилия или инициал имени и фамилия соответствующего лица, а также почтовый адрес, например:
господину Дзинтарсу Крастсу
"Ошини", Сильская волость, Огрский район
почтовое отделение Лидуми, LV-5099

5.4.13. Сообщение о содержании текста

159. В сообщении о содержании текста дается краткая информация о содержании документа, для того чтобы было легче отличать соответствующий документ от других документов того же вида и находить его в дальнейшем.
160. Сообщение о содержании текста обычно дается во всех документах.
161. Сообщение о содержании текста может не указываться, если документ оформлен на листе бумаги формата А5 или если он имеет наименование.
162. Сообщение о содержании текста располагается в предтекстовой зоне в левой стороне листа.
163. Сообщение о содержании текста обычно начинается словом "О", и текст сообщения должен давать ответ на вопрос "О чем данный документ?".
Например:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

О разработке и оформлении документов

5.4.14. Указание и надпись о приложении к тексту

164. Указание о приложении к тексту пишется в том случае, если к тексту документа (далее в тексте - основной документ) прилагается дополнительная информация, оформленная как поясняющий или иллюстрирующий документ, который используется только вместе с основным документом, - таблица, образец документа, рисунок и т.п.
165. Указание о приложении к тексту оформляется в тексте основного документа словом "приложение" путем написания его в скобках и указания соответствующего порядкового числительного, если приложений несколько, например:
Акт приема-передачи документов оформляется по прилагаемому образцу (приложение 2).
166. Если в тексте основного документа имеется ссылка на уже указанное приложение, то далее в тексте она оформляется указанием "см. приложение" с упоминанием соответствующего номера приложения (если таковой имеется), например:
Утверждение документа оформляется утверждающей надписью (см. приложение 3).
167. Надпись о приложении к тексту должна содержать:
1) слово "Приложение";
2) наименование автора основного документа;
3) дату основного документа;
4) наименование вида основного документа;
5) номер основного документа.
168. При необходимости в надписи о приложении могут быть указаны пункт основного документа, в котором впервые упомянуто соответствующее приложение, сообщение о содержании текста или наименование документа.
Например: Приложение
к распоряжению Министерства экономики
от 12 ноября 1997 года № 109 (пункт 3.4)
5.4.15. Указание о прилагаемых документах
169. Указание о прилагаемых документах оформляется в том случае, если к документу (письму, акту и др.) прилагается какой-либо другой документ.
170. Указание о прилагаемых документах пишется в текстовой зоне под текстом основного документа.
171. Указание о прилагаемых документах должно содержать:
1) слово "Приложение", после которого ставится двоеточие ("Pielikumв:");
2) наименование прилагаемого документа;
3) количество листов (страниц) прилагаемого документа.
Например:
Приложение: График посещений выставки на 1 л.
172. Если к документу прилагается несколько экземпляров другого документа, то указание о прилагаемых документах должно содержать также количество экземпляров, например:
Приложение: Акт приема-передачи документов на 5 л. в 2 экз.
173. В указании о прилагаемых документах может быть дана также другая информация.
174. Если прилагаемый к документу документ прошит (прошнурован) или сброшюрован, то в указании о прилагаемых документах может не даваться количество листов прилагаемого документа.
175. Если наименование прилагаемого документа упомянуто в тексте основного документа, то в указании о прилагаемых документах полное наименование прилагаемого документа повторно может не приводиться. В этом случае указывается только наименование вида документа, например:

Приложение: Положение на 5 л. в 2 экз.

176. Если к документу прилагается несколько других документов, то в указании о прилагаемых документах они нумеруются, например:
Приложения:

1. Акт приема-передачи документов на 5 л.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

2. График посещений выставки на 1 л. в 5 экз.
3. Правила разработки и оформления документов в 9 экз.

177. Если к документу прилагается другой документ, к которому в свою очередь также приложен документ (документы), то указание о прилагаемых документах оформляется по следующему образцу:

Приложение: Акт приема-передачи документов с приложениями, всего на 10 л.

178. Если к документу прилагается большое количество других документов, то указание о прилагаемых документах согласно вышеупомянутым требованиям оформляется на отдельном листе, на котором должно быть наименование основного документа. В этом случае в основном документе указание о прилагаемых документах оформляется по следующему образцу:

Приложение: Перечень прилагаемых документов на 1 л.
5.4.16. Оформление подписи

179. Если документ подписывается несколькими должностными лицами одной организации, то их подписи располагаются одна под другой с соблюдением степени значимости должности соответствующих лиц, например:

Генеральный директор (личная подпись) А.Бертулис
Главный бухгалтер (личная подпись) К.Зариньш

180. Если документ подписывается комиссией, то подписи располагаются в той же последовательности, в которой назван состав комиссии.
181. Если документ подписывается должностными лицами двух разных организаций, то их подписи располагаются рядом на одном уровне в той последовательности, в которой указаны наименования соответствующих организаций в начале документа, например:

Председатель правления Директор государственного
акционерного общества "Вейи" предприятия "Ритс"
(личная подпись) А.Калниньш (личная подпись) К.Берзиньш

182. Если документ подписывается должностными лицами нескольких разных организаций, то их подписи располагаются по следующему образцу:

Председатель правления Директор государственного
акционерного общества "Вейи" предприятия "Ритс"
(личная подпись) А.Калниньш (личная подпись) К.Берзиньш
Президент государственного Генеральный директор фирмы
акционерного общества "Рита вейш", ООО
"Ипашумс"
(личная подпись) У.Клявиньш (личная подпись)В.Лапиньш

183. Документ должен быть оформлен таким образом, чтобы реквизиты подписной зоны находились на одном листе с текстом или по меньшей мере с частью текста.

5.4.17. Оттиск печати

184. Оттиск печати делается в подписной зоне в месте, которое в документе обозначено отметкой "м.п.". Если такое место в документе не обозначено, то оттиск печати делается таким образом, чтобы он накладывался на наименование должности лица, подписавшего документ, например:
Генеральный директор (печать) (личная подпись) А.Вилкс

5.4.18. Согласующая документ надпись или отметка
о согласовании документа

185. Если законами или иными правовыми актами предусмотрено согласование управленческого документа с другой организацией или если в документе затронуты вопросы, решение которых связано с компетенцией другой организации, документ должен иметь согласующую надпись или отметку о согласовании.
186. Документ может быть согласован:
1) таким способом, когда должностное лицо ставит свою подпись на согласуемом документе;
2) путем принятия решения на заседании коллегиального органа, на котором осуществляется согласование документа.
187. Согласование документа оформляется:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

1) согласующей надписью, если должностное лицо ставит свою подпись на согласуемом документе;
2) отметкой о согласовании, если коллегиальный орган на своем заседании принял решение о согласовании документа.
188. Коллегиальный орган на своем заседании может согласовать документ:
1) путем принятия решения, оформленного в качестве отдельного документа (решение, распоряжение);
2) путем принятия решения, записанного только в протоколе заседания.
189. Согласующая надпись или отметка о согласовании делается на всех экземплярах документа в подписной зоне в левой стороне листа.
190. Согласующая надпись должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "СОГЛАСОВАНО";
2) полное наименование должности должностного лица, согласовавшего документ (с включением также полного наименования соответствующей организации в родительном падеже);
3) собственноручную подпись лица, согласовавшего документ, и ее расшифровку;
4) дату согласования;
5) оттиск печати, если это предусмотрено соответствующими правовыми актами или по взаимному соглашению.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Директор Технического департамента
Министерства экономики
(личная подпись) А.Клявиньш
28.09.1997.

191. Если согласование документа осуществляется на заседании коллегиального органа и оформляется в качестве отдельного документа, отметка о согласовании должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "СОГЛАСОВАНО";
2) полное наименование коллегиального органа;
3) дату, наименование и номер принятого документа.
Например:

СОГЛАСОВАНО
решением правления
акционерного общества "Ритс"
от 28 мая 1997 года № 25

192. Если согласование документа осуществляется на заседании коллегиального органа с внесением этого только в протокол заседания, отметка о согласовании должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "СОГЛАСОВАНО";
2) полное наименование коллегиального органа;
3) дату и номер протокола заседания коллегиального органа.
Например:

СОГЛАСОВАНО
на заседании правления
акционерного общества "Ритс"
от 28 июля 1997 года, прот.№ 25

193. Если документ согласуется с двумя организациями, то согласование с каждой организацией оформляется своей согласующей надписью или отметкой о согласовании, которые располагаются по следующему образцу:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель правления Директор государственного
акционерного общества "Вейи" предприятия "Ритс"
(личная подпись) А.Калниньш (личная подпись) К. Берзиньш
17.07.1997. 20.07.1997.

194. Если документ согласуется с несколькими организациями, то согласующие надписи или отметки о согласовании располагаются по следующему образцу:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель правления Директор государственного
акционерного общества "Вейи" предприятия "Ритс"
(личная подпись) А. Калниньш (личная подпись) К.Берзиньш
17.07.1997. 20.07.1997.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Директор Технического решением правления
департамента государственного
Министерства экономики акционерного
(личная подпись) А.Клявиньш общества "Ипашумс"
27.07.1997. от 28 июля 1997 года № 25

195. Согласующие надписи или отметки о согласовании в документе должны оформляться таким образом, чтобы они все находились на одном листе с подписью. Если документ подлежит согласованию со многими организациями и все согласующие надписи или отметки о согласовании не могут быть размещены на одном листе с подписью, то они располагаются на отдельном листе согласований, который содержит ссылку на основной документ. В этом случае на основном документе должна быть надпись "Прилагается лист согласований".

5.4.19. Фамилия и номер служебного телефона разработчика
документа

196. Фамилия и номер служебного телефона разработчика документа или другого компетентного в соответствующем вопросе работника организации обычно указываются в отправляемых организацией документах, но они могут указываться и в ее внутренних документах.
197. Фамилия и номер служебного телефона разработчика документа пишутся под реквизитом "подпись" в левой стороне листа, например:
Клявиньш 7323999
198. Если документ разработан и подписан одним и тем же лицом, то и в этом случае должен указываться данный реквизит.

5.5. Служебные отметки документа
5.5.1. Резолюция

199. Резолюция является неотъемлемой составной частью документа. Она должна быть написана разборчиво непосредственно на исполняемом документе в предтекстовой зоне на свободном месте таким образом, чтобы не закрывать какую-либо часть текста или реквизита документа. Резолюция не пишется в верхнем левом углу первого листа и на полях документа.
200. В резолюции должны быть указаны:
1) исполнитель документа;
2) поручение исполнителю документа;
3) подпись автора резолюции;
4) дата наложения резолюции.
201. В резолюции может не указываться подлежащее исполнению поручение, если это ясно вытекает из самого текста документа.
202. В резолюции может быть указан срок исполнения поручения, например:
А.Клявиньшу
Подготовить проект ответа.
Срок - 15.08.1997.
(личная подпись)
01.08.1997.
203. В резолюции может быть указано также несколько исполнителей документа, например:
А.Клявиньшу
Б.Лапиньшу
Г.Озолиньшу
Провести служебное расследование и

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

представить заключение.
Срок - 15.09.1997.
(личная подпись)
01.09.1997.
204. Если в резолюции указано несколько исполнителей и не определен ответственный, то ответственным за исполнение документа в целом является тот, кто упомянут первым.

5.5.2. Отметка о контроле за документом

205. Если исполнение полученного документа контролируется, отметка о контроле за документом делается в левом поле документа напротив сообщения о содержании текста.
206. Отметка о контроле за документом содержит:
1) слово "Контроль" или букву "К";
2) дату полного исполнения документа.
Например:
Контроль
25.10.1997.

5.5.3. Виза

207. Визой оформляется согласование документа в пределах организации. Виза ставится в подписной зоне под реквизитом "подпись".
208. В случае визирования документа, направляемого за пределы организации, виза ставится только на том экземпляре, который остается в деле организации. Если визируется документ, остающийся в деле организации, то виза ставится на первом экземпляре документа.
209. Виза содержит:
1) дату визирования;
2) личную подпись лица, визирующего документ.
210. Виза может быть дополнена наименованием должности и расшифровкой подписи лица, визирующего документ.
211. Если у лица, визирующего документ, имеются возражения против проекта документа или дополнения к нему, они должны быть указаны рядом с визой, а если их невозможно разместить на визируемом документе, то возражения и дополнения пишутся на отдельном листе, а на визируемом документе виза оформляется по следующему образцу:
Возражения прилагаю.
14.11.1997. (личная подпись) К.Берзиньш

5.5.4. Отметка об ознакомлении с содержанием документа

212. Если необходимо документировать ознакомление какого-либо лица с документом, то в подписной зоне под реквизитом "подпись" делается отметка об ознакомлении с содержанием документа.
213. Отметка об ознакомлении с содержанием документа должна содержать:
1) слово "Ознакомился" или "Читал";
2) личную подпись соответствующего лица;
3) дату.
214. При необходимости отметка об ознакомлении с содержанием документа может быть дополнена наименованием должности и расшифровкой подписи соответствующего лица.

5.5.5. Отметка об исполнении документа

215. Отметка об исполнении документа делается после полного исполнения документа в левой стороне нижнего поля первого листа документа.
216. Отметка об исполнении документа должна содержать краткое указание о результате исполнения документа.
217. Если при исполнении документа разработан новый документ, то отметка об исполнении документа содержит дату, наименование вида и номер нового документа, например:
12.04.1997 отправлено письмо № 2-15/243.
218. Если документ исполнен без разработки нового документа, то в отметке об исполнении документа указывается, когда и каким образом он исполнен. На обороте первого листа документа желательно подробнее изложить результат исполнения, например:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

К.Петерсонс решил вопрос по телефону
15.09.1997 с директором Технического
департамента А.Клавансом.
См.оборот листа.
5.5.6. Отметка о введении данных документа в
информационную систему

219. Если информация документа вводится в информационную систему, то в подписной зоне соответствующего документа в середине нижнего поля листа делается отметка о введении данных документа в информационную систему, например:

minrik 12 doc.

220. Отметка о введении данных документа в информационную систему должна содержать наименование соответствующей информационной системы. Отметка может быть дополнена личной подписью или кодом лица, вводящего информацию, и датой введения, например:

Информация введена
ADAS "Вирсотне"
Оператор (личная подпись) И.Берзс
16.08.1997.


5.5.7. Отметка о получении документа или отметка
о получении и регистрации документа

221. На документе, получаемом организацией, в правой стороне нижнего поля первого листа должна быть сделана отметка о получении документа или отметка о получении и регистрации документа.
222. Отметка о получении документа должна содержать:
1) написанное прописными буквами слово "ПОЛУЧЕНО";
2) полное или сокращенное наименование организации - получателя документа;
3) дату получения документа.
223. При необходимости в отметке может быть указано также время получения документа.
224. В отметке о получении и регистрации документа должен указываться также регистрационный номер документа, например:

ПОЛУЧЕНО
Министерством финансов
10.12.1997
№ 265/2-15
5.6. Технические требования к разработке управленческих
документов
5.6.1. Формат бумаги и поля документа

225. Документ пишется на одной или обеих сторонах листа на писчей бумаге следующего формата:
1) А3 (420х210 мм) - только в горизонтальном расположении;
2) А4 (297х210 мм) - в горизонтальном или вертикальном расположении;
3) А5 (210х148 мм) - в горизонтальном или вертикальном расположении.
226. Для защиты текста в документе оставляются следующие поля:
1) левое не менее 30 мм; если текст пишется на обеих сторонах листа, на обороте листа - не менее 10 мм;
2) правое - не менее 10 мм; если текст пишется на обеих сторонах листа, на обороте листа - не менее 30 мм;
3) верхнее - не менее 20 мм;
4) нижнее - не менее 20 мм.

5.6.2. Бланк организации

227. Организация может изготавливать и использовать следующие бланки:
1) бланк организации;
2) бланк отдельного вида документа.
228. Бланк организации может быть использован для всех управленческих документов.

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

229. Бланк отдельного вида документа используется для конкретного вида документа.
230. Организация может использовать бланки, изготовленные типографским или иным техническим способом на белой или слегка окрашенной в светлые тона бумаге, с заранее подготовленной неизменяющейся частью текста.
231. На бланке организации воспроизводятся следующие реквизиты:
1) изображение Государственного герба, эмблемы, фирменного знака или товарного знака организации;
2) наименование автора документа;
3) регистрационный номер организации;
4) почтовый адрес автора документа;
5) указание о средстве (средствах) связи автора документа.
232. На бланке отдельного вида документа дополнительно к реквизитам бланка организации должно быть воспроизведено наименование соответствующего вида документа.
233. На бланке организации или на бланке отдельного вида документа могут быть воспроизведены трафаретные части или ограничивающие отметки для следующих реквизитов:
1) даты документа;
2) номера документа;
3) наименования места разработки, издания, принятия или подписания документа;
4) даты полученного документа в ответном документе;
5) номера полученного документа в ответном документе;
6) утверждающей документ надписи или для отметки об утверждении документа;
7) адресата;
8) сообщения о содержании текста документа или для его наименования.
234. На бланке может воспроизводиться и другая необходимая информация (номер счета и др.), а также отметки, ограничивающие поля документа, отметки для сгибов листа и т.п.
235. На бланке документа все реквизиты должны быть одного цвета, обычно - черного. Не допускается использование зеленого и желтого цветов или светлых тонов других цветов, что затрудняет изготовление факсимильных копий документа.
236. Размер букв должен быть выбран в зависимости от количества печатных знаков реквизитов. Размер букв и шрифт не должны значительно отличаться друг от друга. Буквами большего размера допускается выделять только наименование организации и вида документа.
237. Отметки, ограничивающие расположение полей и отдельных реквизитов документа, на бланке могут указываться уголками или обозначениями иного вида.

5.6.3. Деление текста документа

238. Деление текста документа не должно превышать четырех уровней: глава, подраздел, абзац или пункт и подпункт.
239. Абзацы или пункты текста документа могут быть объединены в главы и подразделы.
240. Содержание главы или подраздела открывается соответственно заголовком главы или подраздела, который пишется в начале главы или подраздела в середине строки.
241. Главы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, которые пишутся перед заголовком главы или подраздела.
242. Номер подраздела образуют обозначающее главу порядковое числительное и обозначающее подраздел порядковое числительное, которые друг от друга отделены точкой.
243. Если текст документа делится на главы и пункты, то номер пункта образуют обозначающее главу порядковое числительное и обозначающее пункт порядковое числительное, которые друг от друга отделены точкой, например: 3.27.
244. Если текст документа делится на главы, подразделы и пункты, то номер пункта образуют обозначающее главу порядковое числительное, обозначающее подраздел порядковое числительное и обозначающее пункт порядковое числительное, которые друг от друга отделены точкой, например:
3.2.27.
245. Если текст пункта делится на подпункты, то номер пункта дополняется обозначающим соответствующий подпункт порядковым числительным, например:

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

3.2.27.1.
246. Если глава или подраздел состоит только из одного пункта (абзаца), то его номер не указывается.
247. Допускается сплошная нумерация пунктов текста.
248. Номер пункта пишется с абзацным отступом. Размер абзацного отступа - пять печатных знаков.
249. Если в документе в конце главы текст не занимает полную страницу, новую главу можно писать на следующей странице с обозначением конца предыдущей главы концовкой в середине страницы, например:
______
или
* * *

5.6.4. Выделения информации

250. Для более удобного восприятия основной информации документа она может быть графически выделена.
251. Информация может быть выделена следующими приемами:
1) набор выделяемой части прописными буквами, например:
Янис БЕРЗИНЬШ
2) горизонтальная линейка под выделяемой частью, например:
Янис Берзиньш;
3) набор выделяемой части вразрядку, например:
Янис Б е р з и н ь ш.
252. При оформлении документа для выделения информации могут быть использованы возможности соответствующих технических средств (иной шрифт, разная насыщенность штрихов букв и разный размер букв и т.п.), например:
1. Юридический департамент Государственной канцелярии.
2. Юридический департамент Государственной канцелярии.
3. Юридический департамент Государственной канцелярии.

5.6.5. Нумерация листов и страниц

253. Если документ оформлен только на одном листе или странице, нумерация не производится.
254. В документах, оформляемых на двух или нескольких листах (страницах), начиная со второго листа (страницы) они соответственно нумеруются арабскими цифрами.
255. Номер листа (страницы) ставится в середине верхнего или нижнего поля каждого листа (страницы) без каких-либо дополнительных знаков.

6. Заключительные вопросы

256. Настоящие правила вступают в силу с 1 июля 1996 года.
257. Бланки организации, изготовленные в соответствии со стандартом Латвийской Республики LRS 3-90 "Система организационно-распорядительной документации. Примерный формуляр. Основные правила оформления документов", могут быть использованы до 1 ноября 1996 года с соблюдением требований настоящих правил в отношении оформления реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.
258. Со дня вступления в силу настоящих правил признать утратившими силу:
1) стандарт Латвийской Республики LRS 3-90 "Система организационно-распорядительной документации. Примерный формуляр. Основные правила оформления документов";
2) распоряжение Совета Министров от 29 декабря 1990 года № 249-р "О проектах инструкций по делопроизводству учреждений местных самоуправлений";
3) распоряжение Совета Министров от 29 января 1991 года № 37-р "О выделении денежных средств".

Приложение 1

Сокращения, наиболее часто используемые в документах
1. Традиционные сокращения, которые в тексте обычно используются в качестве сокращений:
u.c - и другие
utt. - и так далее
u.tml. - и тому подобное
vai tml. - или тому подобное

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

t.i. - то есть
sk. - смотри
sal. - сравни
ш.g. - сего года
plkst. - час
nr. - номер (после цифр)
Nr. - номер (до цифр - в нумерации документов)
v.i. - исполняющий обязанности
vietn. - заместитель
Ls - лат (при сумме цифрами)
N.B. (lat. nota bene!) - заметь хорошо!
P.S. (lat. postscriptum) - приписка после подписи
2. Сокращения, которыми в определенной позиции заменяются обычно используемые в полной форме слова или выражения:
также: высокоуважаемая, глубокоуважаемая, многоуважаемая
a.god. - высокоуважаемый, глубокоуважаемый, многоуважаемый
a.k. - абонентский ящик (при цифрах)
a.l. - авторский лист
apg. - область
apm. - около
apr.1 - уезд (при названии)
apr.2 - апрель
a/s - акционерное общество
att. - рисунок
aug. - август
b-ba - общество
bij. - бывший
bulv. - бульвар
cet. - квартал
cien. - уважаемый, уважаемая (при фамилии или названии должности)
dok. - документ
Dr. - доктор (при фамилии)
Dr.h. (latviski) - хабилитированный доктор (при фамилии)
Dr.habil. (latмniski) - хабилитированный доктор (при фамилии)
dsk. - множественное число
dz.1 - родился; родилась (в данных о жизни);
dz.2 - квартира (в адресе)
dzмv. - проживающий, проживающая (в адресе)
eks. - экземпляр
febr. - февраль
g. - год (при цифрах)
gab. - штука (при цифрах)
galv.- главный, основной
god. - уважаемый; также: уважаемая ( при фамилии или названии должности)
gr. - группа
gs. - век
gs.b. - конец века
gs.s. - начало века
iec. - участок
iedz. - житель
iesk. - включительно

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

inv. - инвентарь
inэ. - инженер
мst.loc - действительный член (при фамилии)
janv. - январь
jaun. - младший (при названии должности)
jъn. - июнь
jъl. - июль
kdz (dat. kdzei) - госпожа (в дат. пад. - госпоже)
kgs (dat. kgm) - господин ( в дат. пад. - господину)
kl. - класс
kor.loc. - член-корреспондент (при фамилии)
lauk. - площадь (в адресе)
lмn. - линия (в адресе)
lp. - лист
lpp. - страница
LVS - Государственный стандарт Латвии
о.cien. - глубокоуважаемая; глубокоуважаемый (при фамилии или названии должности)
milj. - миллион
mljrd. - миллиард
neiesk. - не включая
nod. - отдел, отделение
nov. - ноябрь
okt. - октябрь
oriе. - оригинал
p. - пункт; статья (после порядкового числительного)
pag. - волость (при названии волости)
pвrb. - проверил; проверила
piel. - приложение
piem. - например
piez. - примечание
pils.1 - город (при названии города)
pils.2 - гражданин
p.k.1 - почтовый ящик (при цифрах)
p.k.2 - по порядку
p.n. - почтовое отделение
poz - позиция
pr-js - председатель (при фамилии)
pr-ks - начальник (при фамилии)
prof. - профессор (при фамилии)
raj. - район (при названии района)
resp. - или, иными словами; а именно
sab-ba - общество
sant. - сантим (при цифрах)
sast. - составитель; составил; составили
sвk. - начало
sиj. - том (при цифрах)
sept. - сентябрь
SIA - общество с ограниченной ответственностью
siev. - женщина; женский
spec. - специальный
tab. - таблица

Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).

t.p. - то же
t.s. - так называемый
t.sk. - в том числе
tъkst. - тысяча (при цифрах)
uzр. - предприятие
vad. - руководитель, заведующий; заведующая
val. - язык
va/s, valsts a/s - государственное акционерное общество
vec. - старший (при названии должности)
visp.- общий, всеобщий
vмr. - мужчина; мужской
vsk. - единственное число
v/u - государственное предприятие
zмm. - рисунок
К этим сокращениям относятся также международные и латышские обозначения единиц времени:
h - st. - час
min. - min. - минута
s - sek. - секунда.
3. Индивидуальные сокращения, которые по необходимости образует сам автор документа. Рядом с такими сокращениями в тексте, где они упоминаются впервые, должно быть дано также соответствующее им полное выражение, например:
1) ... министерства и другие государственные органы (далее в тексте - органы);
2) терминологическая комиссия (ТК);
3) Общество врачей Латвии (ОВЛ).



Внимание! Данная редакция документа утратила силу! Действующую редакцию документа, а также другие документы, связанные с законодательством Латвии, в переводе на русский язык Вы можете приобрести в издательстве ''Бюро деловой информации'' (Biznesa informacijas birojs) (www.pravo.lv).